Potřebuje vaše firma CRM, ERP, nebo obojí?

CRM a ERP se často zaměňují, ale řeší jiné věci. CRM spravuje vztahy se zákazníky, obchodní příležitosti a komunikaci. ERP propojuje účetnictví, sklad, nákup a výrobu do jednoho systému. Některé firmy potřebují jen jeden z nich, jiné oba. Následující postup vás provede od porozumění rozdílu po zavedení do provozu a nezmiňuje konkrétní systémy ani dodavatele.

Krok 1: pochopte rozdíl mezi CRM a ERP

Rozdíly shrnuje tabulka, ze které vyplývá, co který systém řeší.

Oblast	CRM	ERP
Hlavní účel	Zákazníci a obchod	Firemní zdroje a procesy
Typická data	Kontakty, nabídky, historie komunikace	Sklad, faktury, výroba, mzdy
Hlavní uživatelé	Obchod a marketing	Účetnictví, sklad, výroba

Malá služba často vystačí s CRM. Výrobní firma bez ERP má problémy s plánováním a sklady. Středně velké firmy využijí oba systémy propojené.

Krok 2: popište, kde to dnes drhne

Zjistěte, co zdržuje práci. Hledá se zákazník v několika tabulkách? Ztrácejí se nabídky? Neví se, kolik zboží je skladem?

Zeptejte se zaměstnanců, kteří s daty pracují. Znají problémy lépe než vedení. Zapište si konkrétní situace a četnost.

Z popisu vyplyne, co systém má řešit. Bez toho vybíráte podle prezentací. Cíl by měl být měřitelný, například zkrátit dobu přípravy nabídky.

Krok 3: sestavte seznam požadavků

Rozdělte požadavky na nutné a žádoucí. Nutné jsou funkce, bez kterých firma nefunguje. Žádoucí zlepšují komfort, ale nejsou nezbytné.

Zapište napojení na ostatní systémy, například účetnictví, e-shop nebo e-mail. Propojení zásadně ovlivňuje použitelnost. Ověřte, zda ho dodavatel podporuje.

Počítejte s růstem firmy. Systém by měl zvládnout víc uživatelů a dat. Zeptejte se také na možnosti úprav.

Krok 4: zvolte způsob nasazení

Cloudové řešení běží u poskytovatele a platí se pravidelný poplatek. Nemusíte spravovat servery a aktualizace jsou automatické. Závisí ale na připojení k internetu.

Instalace na vlastních serverech dává větší kontrolu nad daty. Vyžaduje ale správu a investici do vybavení. Hodí se tam, kde to vyžadují předpisy.

Ověřte, kde jsou data uložena a jak jsou zálohována. Osobní údaje zákazníků podléhají ochraně podle GDPR. Zeptejte se na zabezpečení a možnost exportu.

Krok 5: porovnejte nabídky a vyžádejte si ukázku

Oslovte alespoň tři dodavatele a dejte jim stejné zadání. Porovnejte pokrytí požadavků, cenu a podporu. Cena by měla zahrnovat licence, zavedení, školení i provoz.

Vyžádejte ukázku na vašich scénářích. Obecná prezentace nic neukáže. Nechte vyzkoušet klíčové činnosti vaše zaměstnance.

Zeptejte se na reference firem podobné velikosti. Domluvte si rozhovor. Zjistěte, jak probíhalo zavedení a podpora.

Krok 6: zaveďte po etapách

Zavádění najednou vede k chaosu. Začněte jednou oblastí, například obchodem. Po ověření přidejte další.

Data před migrací vyčistěte. Duplicity, zastaralé kontakty a chyby se jinak přenesou do nového systému. Určete odpovědnou osobu.

Zaměstnance proškolte a nechte jim čas si zvyknout. Odpor se snižuje, když vidí přínos. Po několika měsících vyhodnoťte, zda se splnily cíle.

Zdroje

• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Hospodářská komora ČR
• Ministerstvo průmyslu a obchodu