Jak uspořádat konferenci? Přečtěte si základní pravidla

Zorganizovat úspěšnou tiskovou konferenci není vůbec snadné. Budete-li však dodržovat všechna důležitá pravidla, pravděpodobně nakonec obstojíte. V prvé řadě si však položte otázku, zda má pro vás taková akce smysl. Tisková konference je efektivním nástrojem pro představení nové služby či produktu, oznámení důležitých novinek apod. Počítejte však, s tím, že hosté nemají času nazbyt a za obsahově chudý program se vám rozhodně neodvděčí. Vraťme se však k organizačním záležitostem a předpokládejme, že máte téma i spíkry promyšlené do posledního detailu. Nyní budete muset vymyslet, kdy a kde konferenci uspořádáte.

Ideální doba konání

Nastavit termín a čas konání akce tak, aby vyhovovaly většině hostů, je umění. Zjistěte si, zda se ve stejný den jinde nekoná konference na podobné téma – v takovém případě by se mohlo stát, že na tu vaši nikdo nedorazí. Pokud tomu tak skutečně je, raději termín odložte. Zároveň berte na vědomí, že novináři preferují úterky, středy a čtvrtky. Neradí chodí na akce, které začínají příliš brzy (tzn. před 8 hodinou ranní) nebo moc pozdě (po 11 hodině dopolední). Pozvánky rozešlete v dostatečném předstihu, ale ne půl roku předem – pozvány by mohly skončit v koši.

Vhodně zvolené prostory

Kde akci uspořádat? Budete si muset zajistit pronájem konferenčního sálu s odpovídající kapacitou. Jako příhodné místo se jeví Praha, protože právě zde najdete nejvíce možností pronájmu. K dalším výhodám metropole patří dopravní dostupnost a samozřejmě i jistá prestiž. Vhodné konferenční prostory by měly být dobře vybaveny po technické stránce a určitě nebude na škodu, když vám hotelový personál zajistí kvalitní cateringové služby. Budete-li mít vše pod jednou střechou, tedy pronájem i občerstvení, vyhnete se jednání s několika subjekty a ušetříte čas.