Komu se vyplatí certifikace ISO 14001 a 45001

Firma, která se umí prokázat certifikátem ISO 14001 a ISO 45001, dokládá, že má zavedený systém řízení vlivu na životní prostředí a bezpečnosti práce. Neznamená to, že je bez chyb. Certifikát potvrzuje, že pravidla existují, někdo za ně odpovídá a firma je pravidelně kontroluje. Zákazníci a zadavatelé zakázek ho často požadují jako jeden z podkladů při výběru dodavatele. Jestli se vám investice vrátí, závisí na velikosti firmy, oboru a důvodu, proč o certifikaci uvažujete.

Dvě normy, dvě různé oblasti

ISO 14001 se týká environmentálního managementu. Firma v ní popisuje, jak zachází s odpady, energiemi, vodou a emisemi, a stanovuje si cíle, které chce zlepšit. Norma nepředepisuje konkrétní limity, ty vyplývají ze zákonů. Požaduje ale, aby firma své dopady znala a systematicky je snižovala.

ISO 45001 se zabývá řízením bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Počítá s identifikací rizik na pracovištích, s prevencí úrazů a s tím, že se do bezpečnosti zapojují i zaměstnanci. Nahradila dřívější specifikaci OHSAS 18001, takže firmy se starším certifikátem přecházely na nový standard. Pro výrobní podniky a stavebnictví je zásadní, pro kancelářskou firmu méně.

Obě normy sdílejí podobnou stavbu, takže je lze zavést společně a využít jedny směrnice, audity a přezkoumání vedením. Společné zavedení šetří čas hlavně středním a větším firmám. Malá firma s několika zaměstnanci může začít jednou normou, která odpovídá jejím hlavním rizikům. Obě jsou dobrovolné, certifikace není zákonná povinnost.

Co norma opravdu vyžaduje od vedení a zaměstnanců

Základem je politika, kterou schvaluje vedení firmy. Z ní vycházejí cíle, odpovědnosti a zdroje, jež na jejich plnění firma vyčlení. Norma tak nelze splnit jen tím, že se zaměstnavatel podepíše pod dokument. Vedení musí systém opravdu řídit a vyhodnocovat.

Firma identifikuje environmentální aspekty, například spotřebu energie, vznik odpadu nebo hluk, a rizika pro zdraví, například práci ve výškách nebo manipulaci s chemikáliemi. Každé riziko posoudí a určí opatření. Výsledky zaznamenává tak, aby je šlo doložit auditorovi. Zaměstnanci jsou proškoleni a mají možnost hlásit závady a nebezpečné situace.

Systém funguje v cyklu plánuj, udělej, ověř, jednej. Po zavedení opatření následuje kontrola, zda zabírají, a případná úprava. Interní audit a přezkoumání vedením jsou povinnou součástí. Norma tak nutí firmu k neustálému zlepšování místo jednorázového projektu.

Jak vypadá cesta k certifikátu

Postup se zpravidla skládá z několika kroků, které na sebe navazují:

1. Analýza současného stavu a porovnání s požadavky normy.
2. Zavedení postupů, směrnic a školení zaměstnanců.
3. Interní audit a přezkoumání systému vedením firmy.
4. Certifikační audit nezávislé akreditované organizace.
5. Pravidelné dozorové audity a po uplynutí platnosti recertifikace.

Certifikační audit má obvykle dvě části. V první auditor posoudí dokumentaci a připravenost, ve druhé ověří, zda systém funguje v praxi. Nesrovnalosti se dají odstranit v dohodnuté lhůtě. Certifikát se vydává na omezenou dobu, zpravidla tři roky, a mezitím probíhají kontroly.

Při výběru certifikačního subjektu sledujte, zda je akreditovaný. Akreditaci v ČR uděluje Český institut pro akreditaci. Certifikát od neakreditované organizace nemusí být uznáván zákazníky ani v zadávacích řízeních.

Co firma získá v praxi

Nejviditelnější přínos je úspora. Firma, která sleduje spotřebu energií, vody a surovin, najde místa, kde se plýtvá. Třídění odpadu a lepší nakládání s nebezpečnými látkami snižují náklady i riziko pokut. Přehled o provozu pomáhá i při plánování investic do strojů.

Druhý přínos se týká lidí. Pravidelné hodnocení rizik, školení a hlášení nebezpečných situací zmenšují počet úrazů a prostojů. Zaměstnanci vědí, co dělat, když se něco stane. Firma se lépe připraví na kontroly inspekce práce nebo hasičů.

Třetí přínos je obchodní. Velcí odběratelé a veřejní zadavatelé často chtějí od dodavatelů doložit zavedený systém řízení. Bez certifikátu se firma do některých výběrových řízení nedostane. Certifikát ale není kouzelný klíč, rozhodují i cena, reference a kvalita.

Co certifikát nezaručí

Certifikát neznamená, že firma splňuje všechny zákony. Normy vyžadují, aby firma své právní povinnosti znala a hlídala, ale zákonnost za ni auditor neposuzuje do posledního detailu. Pokutu za porušení předpisů tak certifikát neodvrátí. Zákonné požadavky na odpady, emise nebo bezpečnost práce zůstávají povinné i bez něj.

Hrozí také formálnost. Firma, která zavádí systém jen kvůli razítku, nahromadí dokumenty, které nikdo nečte. Zaměstnanci pak vnímají normu jako byrokracii a pravidla nedodržují. Takový certifikát rychle ztrácí smysl a při dozorovém auditu se to ukáže.

Certifikace také stojí čas a peníze. Kromě poplatku za audit je třeba počítat s prací zaměstnanců, školením a udržováním systému. Menší firmě to může zabrat kapacitu, která jinde chybí. Přínos je největší tam, kde vedení systém opravdu používá.

Kdy se certifikace nevyplatí a co dělat místo ní

Pokud zákazníci certifikát nepožadují a rizika firmy jsou nízká, může být nákladná certifikace zbytečná. Malý řemeslný provoz často získá víc, když si zavede jednoduchá pravidla bez formálního auditu. Stačí třeba seznam rizik, pravidelné školení a evidence odpadů. Principy norem lze využít i bez certifikátu.

Prověřte, kdo certifikát vyžaduje a z jakého důvodu. Pokud jde o jednu zakázku, zvažte, zda stačí dílčí doklad, například zpráva o hodnocení rizik. U dlouhodobých obchodních vztahů má naopak certifikace smysl. Požadavky odběratelů se mění, proto je ověřte přímo u nich.

Před zahájením si stanovte jasný cíl, rozpočet a odpovědnou osobu. Systém bez člověka, který ho vlastní, se brzy rozpadne. Rozhodnutí je lepší vzít jako dlouhodobý závazek, ne jednorázový nákup. Pokud ho nelze udržet, začněte menšími kroky.

Časté otázky

Je certifikace ISO 14001 nebo 45001 povinná?

Ne, jde o dobrovolné normy. Zákony ale firmám ukládají povinnosti v ochraně životního prostředí a bezpečnosti práce bez ohledu na certifikaci. Certifikát vyžadují spíše zákazníci nebo zadavatelé než stát.

Jak dlouho certifikace trvá?

Záleží na velikosti firmy a stavu, ze kterého začíná. Zavedení systému bývá otázka měsíců, někdy i déle. Certifikační audit pak probíhá v dohodnutém termínu a následují pravidelné dozorové kontroly.

Mohu mít jen jednu z norem?

Ano, normy jsou na sobě nezávislé. Firma si vybere podle svých rizik a požadavků zákazníků. Pokud později doplní druhou normu, využije už vybudovaný systém dokumentů a auditů.

Zdroje

• Český institut pro akreditaci
• Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví
• Státní úřad inspekce práce